Business Improvement By Using Benchmarking

MEMBIDIK PASAR DENGAN MENERAPKAN ASPEK 3N

Persaingan pasar dalam merebut customer dan meningkatkan profitabilitas perusahaan, sering menuntut perusahaan untuk selalu melakukan perubahan dan improvement dalam sistem maupun proses yang telah ada sebelumnya.

Keberhasilan dalam memasarkan produk maupun jasa yang ditawarkan dengan perolehan profit yang tinggi merupakan hal yang ingin dicapai oleh suatu perusahaan. Perlu diingat bahwa dalam penentukan strategi yang ingin diterapkan perusahaan kerap kali suatu perusahaan melakukan system dengan membandingkan sesuatu dengan sesuatu lainnya, hal ini dikenal dengan istilah benchmarking. Benchmarking merupakan strategi yang diterapkan tidak hanya berasal dari dalam internal perusahan saja, namun dapat bersumber dari faktor eksternal termasuk strategi yang diterapkan oleh kompetitor.

Sejak awal munculnya, benchmarking dilakukan untuk meningkatkan produktivitas perusahaan. Tokoh pertama yang menerapkan konsep benchmarking adalah Frederick Winslow Taylor yang merupakan pelopor dalam bidang produktivitas. Beliau menerapkan konsep benchmark pada para pekerja penyekop batu bara di pabrik baja Bethlehem Steel’s. Benchmarking merupakan metode improvement yang memfokuskan perhatian dan energinya terrhadap kandungan atau kadar kerja (work content) dan kinerja (performance). Olehkarena itu menciptakan suatau proses belajar bagi perusahaan melalui lingkungan atau hal yang akan di benchmark.

Konsep dasar benchmarking dalam bahasa jawa dikenal dengan istlah 3N yaitu:

1. Niteni yang berarti menandai dengan cara memperhatikan secara seksama dan menggunakan seluruh indera. Contohnya upaya niteni yang dilakukan adalah kunjungan industri ke institusi atau perusahaan lain atau hanya sekedar mengunjungi website dariinstitusi atau perusahaan yang menjadi pembenchmark.
2. Nirokke yang berarti menirukan apa yang telah dipahami dari proses Nitèni dengan melibatkan seluruh pribadinya. Secara umum benchmarking dapat dilakukan secara sembunyi-sembunyi dalam arti dilakukan melalui proses intellegent atau melalui proses secara transparan artinya suatu perusahaan mengetahui bahwa perusahaannya digunakan untuk proses pembanding dari perusahaan lain. Sehingga jika secara transparan yang digunakan, maka perlu adanya perizinan dan kesepakatan antara kedua belah pihak agar tidak ada pihak yang merasa dirugikan jika terdapat konsep atau proses atau bagian yang ditiru oleh perusahaaan lain.
3. Nambahi yang berarti menambah apa yang telah diperoleh dari dua proses sebelumnya, yaitu Nitèni, dan Nirokké, untuk membuatnya lebih baik atau menyempurnakan menurut alam hati, jiwa, pikiran, dan nurani.

Dengan kata lain bahwa benchmarking bukan hanya memindahkan suatu sistem dari suatu institusi satu ke institusi lain namun diperlukan suatu kreativitas dan inovatif yang sifatnya adaptif sesuai dengan kondisi, budaya organisasi, dan kriteria tertentu yang dianut oleh perusahaan tersebut.

Ada beberapa kategori benchmark yang dapat digunakan yaitu :

• Benchmarking Intern (Internal Benchmarking) yaitu berhubungan dengan perbandingan yang dibuat dalam organisasi yang sama, misalnya diantara anak perusahaan, dan cabang-cabang seperti benchmark yang dilakukan oleh PT. Telkomsel dengan PT. Telkom Tbk yang tergolong kedalam kelompok Telkom Group. Atau contoh lain benchmark yang dilakukan oleh PT.Telkom Divre 1 dengan PT.Telkom Divre 3 atau benchmarking yang dilakukan oleh Divisi Marketing pada Divisi Human Resource dalam sistem kinerja pegawai dalam perusahaan sejenis.

• Benchmarking ekstern (Eksternal Benchmarking) yaitu berhubungan dengan membuat pebandingan dengan kegiatan yang sama di tempat lain, seperti dengan pesaing dan rekan di daerah lain namun dalam instansi yang berbeda. Misalnya benchmark yang dilakukan oleh PT. Hutchison dengan PT.Telkomsel dengan objek benchmark customer service gerai atau grapari.

• Benchmarking Fungsional (Functional Benchmarking) adalah kategori yang paling menarik, hal ini dikarenakan proses benchmarking pada kategori ini dilakukan dengan membandingkan antara fungsi dan proses yang sama dalam industri yang berbeda. Contonya adalah benchmarking yang dilakukan antara PT.POS dengan PT.Garuda Airline yaitu dengan melakukan benchmark pada sistem pengiriman meskipun untuk objek yang berbeda.

Benchmarking dilakukan dengan membandingkan instansi satu dengan yang lain, namun yang perlu diperhatikan disini adalah bahwa perusahaan yang akan dibenchmarking hendaknya merupakan perusahaan yang lebih baik dalam katergori proses, sistem maupun operasionalnya dibandingkan dengan perusahaan yang akan melakukan benchmarking. Karena tujuan benchmarking adalah untuk meningkatkan produktivitas dari perusahaan yang telah ada saat ini. Olehkarena itu, sebelum melakukan benchmarking, melakukan beberapa tahapan dalam proses benchmarking yaitu :

1. Menentukan apa yang akan dibenchmarking yaitu dengan mengidentifikasikan kebutuhan organisasi maupun klein akan informasi yang akan di benchmarking yang tentunya menitikberatkan pada kualitas dan produktivitas serta kinerja perusahaan.
2. Identifikasikan pasangan benchmarking yaitu memilih pasangan benchmarking yang sesuai dengan hal yang akan di benchmarking, perusahan yang tergolong best demonstrated practice, yang tidak hanya unggul dalam bidangnya sendiri namun juga dapat dibandingkan dengan perusahaan lain khususnya perusahaan yang akan melakukan benchmarking sebagai tingkatan yang lebih tinggi.
3. Mengumpulkan informasi yaitu melihat dari berbagai sumber berkaitan dengan hal-hal yang akan dibenchmarking kemudian di dokumentasikan secara sistematis dan dijadikan ajuan benchmarking yang berguna dan dapat dipercaya.
4. Analisis yaitu mengidentifikasikan persamaan-persamaan dan perbedaan-perbedaan dan menentukan korelasi antar keduanya. Pada tahap ini biasanya di perlukan kreativitas dan analitik yang tinggi.
5. Implementasi untuk penerapan yaitu pada tahap ini kita dapat menentukan mana hal yang cocok untuk diterapkan pada perusahaan dan hal mana yang tidak.

Seluruh organisasi dapat di benchmarking, demikian juga bagian-bagian, baik dari sudut pandang intern berkaitan dengan produktivitas atau dari sudut pandangan ekstern berkaitan dengan persepsi konsumen. Hal yang perlu diingiat disini adalah bahwa segala sesuatu yang akan di benchmarking harus sesuai dengan karakteristik organisasi dan tujuan perusahaan melakukan benchmarking. Sehingga perlu ketelitian yang cukup tinggi dalam menentukan pasangan benchmarking, karena jika kita salah melakukan pasangan benchmarking, maka tentu saja kita akan mengalami kesulitan dalam melakukan benchmarking bahkan yang lebh fatalnya lagi kita tidak dapat memperoleh informasi benchmarking yang kita perlukan. Oleh karena itu teliti terlebih dahulu sebelum menentukan.